El Design Sprint es un "framework" de una semana o dos de trabajo colaborativo súper enfocado para responder preguntas comerciales críticas mediante el diseño, la creación de prototipos y la prueba de ideas rápidamente con los usuarios. Jake Knapp ha hecho furor con su libro Sprint: cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días y muchas organizaciones lo han adoptado con éxito.
Hacer un taller de Design Sprint es realmente productivo cuando puedes reunir a todos los participantes en una misma sala y poder trabajar en equipo, pero ¿y si no puedes hacerlo? ¿Qué sucede si se te ves obligado a ejecutar un Design Sprint de forma remota? Como reconoce el propio Jake Knapp:
El año pasado me vi obligado a averiguar si realmente puedes tener la misma magia realizando un Design Sprint en un entorno virtual. Había planeado ejecutar un Design Sprint con un cliente en sus oficinas, pero con el coronavirus y el confinamiento posterior se echó por tierra ese plan, tuve que girar rápidamente y ejecutar un Design Sprint en remoto.
Si bien he ejecutado Design Sprints anteriormente, este fue el primero que intenté ejecutar de forma remota. El Design Sprint en remoto fue un éxito dadas las circunstancias, pero no estuvo exento de desafíos. Aprendí mucho sobre lo que funciona y lo que no funciona, cuando se trabaja de forma remota hay muchas diferencias entre uno insitu y otro en remoto. Si planeas ejecutar un Design Sprint en remoto debes tener en cuenta estos consejos.
Seré sincero. Ejecutar un Design Sprint en remoto no produce la misma magia que cuando todos están en la misma sala. Es como ver un evento deportivo en la pantalla grande. La experiencia es algo similar. Gracias al Coronavirus no tuve otra opción que ejecutar el Design Sprint. No tenia otra elección. Si tienes la opción, siempre recomiendo intentar ejecutar un Design Sprint presencial. Es verdad que esta pandemia ha cambiado las formas de trabajar, grandes empresas están haciendo más trabajo virtual con iguales resultados y reduciendo costes de desplazamiento.
Creo que entre 1,5 y 2 semanas ofreces un tiempo más realista. Esto ciertamente es cierto para un sprint de diseño en remoto. Simplemente no puedes hacer la misma cantidad cuando trabajas de forma remota. Por lo tanto, como también destaca Jake Knapp, "Si alguna vez hubo un momento para interrumpir un sprint durante un par de semanas, es con un sprint remoto".
Terminé dividiendo el Design Sprint en 2 semanas. La primera semana se centró en explorar el problema, elegir un objetivo en el que centrarse y generar ideas. La segunda semana en iterar ideas, crear prototipos y probarlos con los usuarios finales.
Si sigues el formato clásico del Design Sprint de 5 días, el viernes es el día de probar tus prototipos y tendrás que agrupar todas las sesiones de prueba con tus usuarios en el último día del sprint.
No intentes concentrar todas las sesiones de prueba en un solo día. En mi experiencia, no solo puede ser difícil programar todas las sesiones para un día, sino que esto también brinda una oportunidad limitada para ajustar las entrevistas entre cada sesione e identificar ideas o mejorar cosas que no estén saliendo bien. En su lugar, recomendaría realizar entrevistas con los usuarios durante varios días. Por ejemplo, un día de pruebas, un día para analizar los resultados y perfeccionar el formato de la sesión y luego otro día de pruebas.
Para asegurarse de sacar el máximo partido, es importante preparar el material de antemano. Por ejemplo, me aseguré de que tuviéramos plantillas, investigación preexistente de los usuarios y material de inicio antes de comenzar el taller.
Mural y Miro, son dos de las principales herramientas de trabajo colaborativo online, proporcionan plantillas útiles para tus Design Sprints.
Por qué se está ejecutando el sprint.
¿Quién participa en el sprint?
Los objetivos y el alcance.
Equipo y material requerido, Ej. cámara web, bloc de dibujo etc...
Cualquier principio rector.
El horario del sprint.
Investigaciones previas de los usuarios.
Una lista de verificación de las cosas por hacer antes del sprint.
Si bien es fácil obtener toda la atención de todos los participantes cuando están en una misma sala, esto no es siempre el caso en los talleres remotos. No te ha pasado de estar en talleres virtuales y no tener idea de lo que estaba sucediendo porque estabas realizando otra cosa al mismo tiempo. Por lo tanto, es doblemente importante para un Design Sprint en remoto garantizar que todos los participantes pongan en espera cualquier reunión o trabajo no relacionado con el sprint.
Organizar un Design Sprint en remoto, solo para descubrir que el programa de conexión no funciona o la conexión a internet va lenta, es por eso una buena idea probar de antemano cualquier tecnología que planees utilizar, como las plataformas de videoconferencias o las herramientas de colaboración en línea. Idealmente, también debería tener una copia de seguridad. Por ejemplo, si la herramienta de espacio de trabajo en línea de su elección falla, siempre puedes recurrir a una herramienta de colaboración básica en tiempo real, como Google docs.
1-2 semanas no es mucho tiempo. Por lo tanto, es importante mantener un enfoque en lo que realmente es importante en el Design Sprint. De lo contrario, acabarás rascando la superficie del problema. En lugar de intentar responder a una pregunta de negocio muy general, como "¿Cómo podemos mejorar [producto / servicio]?", Debes intentar enfocarte más. Por ejemplo, "¿Cómo podemos mejorar [producto / servicio] para [tipo de clientes]?" O "¿Cómo podemos mejorar [recorrido del cliente] para [producto / servicio]?".
Dados los desafíos de trabajar de forma remota, recomendaría un equipo más pequeño del que podrías tener para un sprint normal. Estamos hablando de 4-7 participantes para un Design Sprint remoto.
Las sesiones cortas son especialmente importantes, hay un esfuerzo mental adicional de trabajar de forma remota que es particularmente agotador. Es una buena idea tener talleres de medio día, en lugar de un día completo, y tener un descanso al menos cada 60 minutos.
¿Deseas que un design Sprint remoto capture al menos parte de la magia de un sprint normal? Por lo tanto, es una buena idea animar a todos a que enciendan su cámara web (suponiendo que las conexiones de banda ancha lo permitan). Asegúrese de que todos se sientan cómodos con esto y sean conscientes de que este será la norma (otra razón par enviar un plan de antemano). Tener cámaras web también ayuda en garantizar que todos se centren únicamente en el Design Sprint. Es mucho más difícil mirar Netflix si sabes que todo el mundo puede verte. Anima a todos los que participan en un Design Sprint remoto a usar la cámara web siempre que sea posible.
Algunas actividades del Design Sprint, como la creación de prototipos y los bocetos, pueden ser complicados de realizar de forma colaborativa en línea. A menudo es más efectivo pedirles a todos que trabajen individualmente y luego reunirse como grupo para compartir, discutir, criticar. Este enfoque de "divide y vencerás" es una buena manera de encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo en línea y fuera de línea. Por ejemplo, puedes pasar una mañana trabajando en prototipos individualmente y luego reunirse por la tarde para discutir y criticar cómo grupo.
Recomiendo que utilice una herramienta de espacio de trabajo colaborativo en línea como Mural o Miro para el Design Sprint. Estas herramientas proporcionan el equivalente digital de una pizarra y son excelentes para la colaboración en tiempo real. Descubrirás que todos intentan utilizar el mismo espacio y se interponen en el camino de los demás. Al configurar los tableros, es una buena idea crear áreas de trabajo individuales, como una fila o columna para cada participante así evitas este problema.
Como te dirá cualquiera que haya participado en un sprint de diseño, son bastante intensos. Los Design Sprints en remoto son igualmente intensos, siendo ligeramente diferentes. Es importante asegurarse de que todos se tomen un descanso con regularidad durante el taller y dejar suficiente tiempo de inactividad entre cada sesión.
Si estas ejecutando un sprint remoto, es muy probable que tu equipo no se encuentre en la misma zona horaria. A continuación, te doy un consejo de cómo programar el sprint en distintas zonas horarias. Utiliza la herramienta World Time Buddy donde puedes gestionar de forma fácil las zonas horarias de cada participante y así coordinar los horarios de cada sesión. También puedes programar las horas que los participantes trabajan "a solas” y cuando trabajan en grupo.
El método habitual de tener al equipo en una sala y concentrarse únicamente en el sprint durante unos días o una semana obviamente no funcionará con un grupo completamente remoto. Y además de estar alejadas, las personas están lidiando con más demandas de lo habitual en su tiempo y atención, compartiendo un espacio limitado con familiares, compañeros o cuidando a niños. Mientras planificas el sprint, averigüe cuándo y cómo todos pueden participar mejor.
Es tentador renunciar a las partes sociales de un sprint en nombre de la eficiencia. Pero tomarse el tiempo para conocerse y sentirse cómodos compartiendo ideas es especialmente útil cuando en un entorno virtual no tenemos las charlas para tomar café y otros contextos de estar en el mismo lugar.
Comenzar el sprint con un rompehielos rápido puede ayudar a los asistentes a familiarizarse. “Hicimos una actividad para romper el hielo en la que todos mostraron un artículo de su casa que significaba mucho para ellos y la historia de fondo.
Sin una sala en donde las personas puedan pasar o artefactos físicos para mostrar, debes de tener un plan para mantener informados a los stakeholders, diseñadores, managers y al resto de las partes interesadas.
Considere incluir en la agenda un tiempo para que los stakeholders vean y discutan el trabajo inicial. El equipo programó una inmersión profunda a mitad de semana para revisar nuestro progreso antes de saltar a la creación de prototipos. Esto nos permitió controlar el pulso y asegurarnos de que no estábamos perdiendo ninguna oportunidad potencial. También se comunicó con frecuencia con las partes interesadas individuales durante el sprint para actualizarlas sobre la dirección y preguntar si tenían preguntas o inquietudes.
Al igual que Jake Knapp, tenía algunas reservas sobre la ejecución de un Design Sprint en remoto, pero ahora puedo ver que pueden ser casi tan efectivos como un Design Sprint normal. Si estás pensando en ejecutar tu propio sprint, te animo a que lo pruebes. Esperamos que estos consejos te resulten útiles. También debes consultar la Guía de “Remote Design Sprints" de Jake Knapp, John Zeratsky y Jackie Colburn. Es una gran colección de más sugerencias y consejos que te ayudaran para que tu Design Sprint sea un éxito.