Jake Knapp fue el creador y sentó las bases del Design Sprint. Sin embargo, quienes lo ejecutamos a diario podemos formular mejoras y recomendaciones. Es decir, siempre es posible estar revisando cómo se desarrolla un Design Sprint para afinar sus flujos de trabajo.

Esto se traduce en perfeccionar algunos métodos, corregir errores existentes y encontrar nuevas maneras de abordar los problemas planteados.

Este proceso de reflexión permite identificar varias mejoras y variaciones que pueden elevar el impacto de estos workshops. Para esta entrada, las hemos agrupado en 7 puntos o aspectos para tener en cuenta.

1. Con menos de 5 días no lograrás el resultado esperado

La ‘macheteada’ más común que suele dársele a un DS es reducirlo de 5 a 4 o incluso 3 días. Esto se explica porque puede resultar difícil comprometer a los participantes de un Sprint por un término de una semana. Y aunque suene tentador reducir su tiempo de permanencia, no debemos prestar atención a estos ‘cantos de sirena’.

El modelo del DS funciona muy bien porque facilita en cada día centrarse en una tarea específica, con tiempo suficiente. El lunes se dedica a mapear; martes, bocetar; miércoles, toma de decisiones: jueves, prototipar; y viernes, a testear.

Así, se logra explorar adecuadamente el problema planteado, pero a la vez con un tiempo límite. Si nunca has acometido antes un Design Sprint, lo mejor es que acojas la versión estándar de 5 días. Verás que tu trabajo quedará hecho a conciencia y aprovecharás mejor los recursos disponibles, antes de alterar su estructura.
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2. Ejercita la franqueza con tu grupo

Afina tu conexión con los participantes de tu Design Sprint. Empezando por ti mismo, promueve la discusión honesta sobre el problema que están resolviendo. Aprende a detectar los puntos débiles que los pueden afectar para que sepan manejarlos y lograr el mejor resultado. Encuentra igualmente la manera de generar un buen vínculo con aquellos miembros que estén más dispersos o menos entusiasmados.
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3. Programa revisiones frecuentes

El equipo de un Sprint debe revisar con frecuencia qué ha funcionado bien y qué se puede hacer mejor. Debe mantener la puerta abierta al mejoramiento continuo. Es una buena práctica el estar revisando qué se debe dejar de hacer, qué se debe implementar y qué cambiar. Es deseable que estas revisiones se hagan con un cliente o internamente a diario, o al menos semanalmente.
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4. Involucra a otros miembros y genera respaldo a tu gestión

Permite que otros miembros seleccionados estén al tanto de los avances que se presenten en el Design Sprint. Así, podrás enriquecer las decisiones que se tomen sin que tu equipo principal se haga muy grande. Programa a estos aportantes para que al final del día conozcan los acuerdos a los que se ha llegado.

Hazles un resumen ejecutivo de las principales actividades del día y resuelve todas sus inquietudes. Esto te tomará tan solo 30 minutos y así harás que tus resultados sean más incluyentes. Ellos se sentirán escuchados y además ganarás apoyos para promover los cambios y mejoras que surjan de tu DS.
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5. El atajo para llegar al storyboard

La construcción de un storyboard dentro de un Design Sprint puede ser un proceso engorroso. Sucede con frecuencia que los bocetos dejan por fuera detalles cruciales para la consolidación del prototipo.

La técnica clásica prefigura una discusión en grupo en torno al esquema de un storyboard plasmado en un tablero. Pero en este punto resulta más efectivo el formato de notas individuales en post-its con una votación posterior. Cada participante del Sprint escribe primero su propuesta y luego la comparte con el equipo.

Después de que cada uno ha tenido esa oportunidad, se procede a votar por la que tenga mayor acogida. Y la ganadora se convertirá en nuestro storyboard en el tablero. De esta manera, se llega a un resultado concreto más pronto, evitando discusiones que pueden resultar dispendiosas y poco efectivas. Y a partir del storyboard escogido, ya lo único que hace falta trabajar en grupo es refinar los detalles.
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6. Filtrando contenidos en grupos grandes

El número recomendado de participantes en un Design Sprint es 7. Si por cualquier razón este grupo se agranda, es importante limitar la cantidad de contenido relevante a tener en cuenta. Esto implica que se debe filtrar y seleccionar el contenido que se reciba.

Por ejemplo, en lugar de compartir todas sus preguntas sobre el DS, se escogerán las 2 ó 3 más relevantes. En vez de postear todos sus “How Might We’s” en el tablero, escogeremos los 5, 4 ó 3 más relevantes. Dependiendo del número de participantes, el facilitador líder podrá decidir discrecionalmente qué tanto contenido es requerido.
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7. Un formato de recolección de información, ideal para las entrevistas

Esta recomendación aplica para el último día, en el que se testea el prototipo resultante del Design Sprint, con entrevistas. Aquí, lo que puede agilizar la recolección de información es generar un formato tipo tarjeta de puntuación. Incluso, se puede generar una copia digital en Google Sheets, con los insights obtenidos.

Así además, podremos evitar el tener que clasificar una montaña de post-its desordenados!