La experiencia muestra que diversos inconvenientes pueden ser prevenidos en un Design Sprint con una adecuada preparación previa. ¿Cuáles son esos aspectos que se pueden ambientar favorablemente, de cara a un Design Sprint en camino?

1. Apropiación del ejercicio

Este es uno de los puntos más importantes. Como organizador o facilitador de un DS, es fundamental que cada participante despeje su agenda de verdad durante 5 días. Y que se comprometa y se apersone verdaderamente de todas sus dinámicas, tomando parte a conciencia de ellas.

Y ojo, porque si el equipo no se empodera suficientemente, la presión por el resultado recaerá enteramente en el facilitador. A todos les debe quedar claro que se trata de una responsabilidad compartida. De este modo, al final de la semana podrán garantizar un proceso que valga la pena y que sea constructivo.

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2. Entrenándose con un DS comprimido

El primer Sprint para cualquier persona no suele ser una experiencia fácil. Corresponde a una manera muy diferente de trabajar, que rompe esquemas desde el comienzo.

Es por esto que Heath Sadlier, experto de Medium, sugiere que debe hacerse previamente un piloto con el equipo involucrado. De allí que plantee comprimir la experiencia de esos 5 días en uno solo, anticipando lo que sucederá en realidad.

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Cronograma tipo

Bienvenida y razón de ser del DS
Visión general de lo que será el DS
Pre-Sprint: Ambientando el escenario

Lunes: Mapeando y fijando metas

Martes: Bocetando

Comida (lite)

Miércoles: Tomando decisiones

Jueves: Prototipando

Viernes: Testeando

Reflexiones, preguntas y cierre final

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3. Marcación uno a uno

Otro factor que minimizará errores será que como facilitador, se asegure de conocer suficientemente a quienes tomen parte del DS. Es decir, con anterioridad usted debería tener sesiones individuales con cada uno para conocer de cerca sus aprensiones y expectativas.

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Es deseable que este acercamiento se realice de la siguiente manera:

1. Comience por un acercamiento desprevenido y espontáneo. Preocúpese por conocer de verdad cómo es esa persona con la cual va a interactuar.

2. Vaya haciendo una transición para conocer cómo ha sido la experiencia de la persona trabajando en la compañía. ¿Qué ha funcionado bien? ¿Qué no tanto? Indague sobre algunos de los problemas que haya tenido. ¿Se han frustrado algunos de sus proyectos? ¿Por qué?

3. Háblele en detalle de cómo será el Design Sprint. Y muéstrele en qué espacios podrá tener la oportunidad de exponer esas inconformidades de una manera constructiva.

4. Establezca qué tan motivado está el participante de llevar a cabo el DS. O qué tanto lo hace porque es una indicación de su jefe. En cualquier caso, hágale ver que es una oportunidad para mejorar claramente sus condiciones y ambiente de trabajo. Y eleve así su interés por tomar parte de esta actividad.

5. Anticípele también cómo puede ser el carrusel emocional de los 4 ó 5 días que dure el Design Sprint. Cuáles pueden ser sus cuellos de botella y curvas de mayor rendimiento. De esta manera sabrá, por ejemplo, que en algún punto puede suceder que sus apreciaciones sean descartadas por el grupo. Y en ese momento, en lugar de indisponerse, podrá pensar: “Ah, esto ya me lo habían advertido antes”.

En últimas, todos estos acercamientos le permitirán infundir la autoridad suficiente para liderar un ejercicio tan complejo como un DS.

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4. La resiliencia como clave en el manejo de las emociones de un DS

Por su misma naturaleza, un Sprint funciona como una olla a presión, como un reality. Hace aflorar con facilidad las emociones más básicas e intuitivas de las personas que participan.

De este modo, resulta fundamental manejar los ritmos del grupo para que sus fuerzas no bordeen el agotamiento. Es tan delicado este punto, que simplemente puede evitar una espiral decreciente dentro de un DS.

Porque si el grupo se siente exhausto, igualmente se va a llegar a sentir el facilitador. Y si esto sucede, el facilitador tomará las decisiones equivocadas y lucirá adusto y hasta amargado. Este mal clima puede desencadenar que el facilitador pierda autoridad. Así, la nave del Sprint podría naufragar irremediablemente hasta el punto de convertirse en una experiencia fallida.

Para evitar esta debacle, se recomienda:

·    Contar con un co-facilitador, para alternarse las actividades que se realicen.

·     Preparar a miembros del equipo para que también puedan cumplir tareas de facilitadores en algunos momentos del DS.

·     No lidere Design Sprints semana tras semana. Permítase un tiempo para recuperarse de este esfuerzo.

·     No se extienda más allá de lo programado. Esto significa que finalice los días del Sprint puntualmente, a las 5 p.m.

·     Regule su volumen de trabajo para que no se reviente por sacar adelante un DS.

·     Asegúrese de dormir bien en esos días para estar descansado y con buena actitud frente a cualquier eventualidad que se pueda presentar.

·     No le tenga miedo a enfrentar los problemas e inconformidades cuando éstos se presenten. No le ponga misterio a buscar un espacio aparte con quien se muestre muy inconforme para apaciguarlo. Entretanto, el co-facilitador que haya preparado podrá encargarse de que el flujo previsto de actividades continúe con normalidad.

·     Si el equipo se encuentra cansado y malhumorado, no dude en permitir un descanso para recargar baterías. No importa aún si el cronograma previsto presenta alguna alteración por este motivo. En el camino encontrará la manera de reajustarlo. Sin duda, será un descanso que también le vendrá bien a usted como facilitador.