Este ejercicio se recomienda para afrontar cualquier problema que requiera que un grupo de personas tome decisiones para resolverlos. O para discutir cómo afrontar nuevos retos o desafíos en las organizaciones, empresas o ámbitos corporativos.

Uno de los miembros del equipo oficiará como moderador de esta actividad. Su rol será fundamental para el fluido desarrollo de esta confrontación de ideas e iniciativas, pero minimizando discusiones innecesarias.

Veamos cuáles son los pasos de esta revolucionaria y provechosa sesión de trabajo:

1. Planteamiento de los problemas. 7 minutos

En este primer punto cabe ventilar cualquier inconformidad que se presente en el trabajo, durante el día a día. Estos darán origen al desarrollo de este Lightning Decision Jam (LDJ) o Toma Rápida de Decisiones.

Cada persona del equipo tiene 7 minutos para consignar en post-its sus diferentes inquietudes.

Puede ser aquello que los reta, les preocupa o molesta; o que consideran como malos manejos o errores cometidos. Esto se puede traducir en expresiones como: “Siento que estamos estancados”: o “Este proyecto no va para ninguna parte”, etc.
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2. Presentación de los problemas. 4 minutos por persona

Aquí, el moderador le dará a cada miembro del equipo máximo 4 minutos para que exponga sus inconformidades. Es decir, aquellas que planteó en los post-its durante el primer punto de este Lightning Decision Jam.
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3. Selección de los problemas a resolver. 6 minutos

A continuación, el moderador le entregará a cada miembro del equipo 2 votos; pueden ser un par de post-its redondos. Cada participante podrá escoger los asuntos que le parezcan más relevantes para ser resueltos. O inclusive entregar sus 2 votos a un solo asunto, si le parece de extrema necesidad priorizar su atención.
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4. Rebautizando los problemas como desafíos estandarizados. 6 minutos

Es entonces cuando el moderador escoge los problemas que hayan recibido una mayor votación. Y debe replantearlos para escribirlos en formato de How Might We’s (HMW), o algo así como ‘Cómo podemos.... Aquí usará post-its de otro color.
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Así, el problema enunciado como “No tengo ni idea qué está pasando con el proyecto X” se vería reformulado. Ahora quedaría planteado como: “Debemos asegurarnos de que cada uno esté enterado de qué pasa con los proyectos en curso”.
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5. Proponiendo soluciones. 7 minutos

Ahora, cada uno propondrá los caminos que se le ocurran para sacar adelante los HMW que surgieron del punto anterior. Y lo mismo: los va a anotar en post-its de otro color, y en un lapso de 7 minutos.
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Como se puede ver, en todo momento estamos limitando al máximo las discusiones. Estas muchas veces son tediosas, desgastantes e innecesarias, y solo sirven para inflar o aplastar egos. O gana el que hable y manotee más duro o venda mejor su idea, así no sea la más conveniente.
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6. Hora de votar por las mejores soluciones. 10 minutos

Los post-its redondos vuelven a jugar aquí; y cada participante tendrá 6 para votar por los mejores How Might We’s. Luego, el moderador pondrá arriba las soluciones más votadas, y dejará a un lado las de menos de 2 votos.
 

7. Ojo: Entra la escala Impacto vs. Esfuerzo. Será determinante. 10 minutos

En este momento, nuestra Lightning Decision Jam estará entrando en una fase decisiva. Se graficará una escala donde el impacto se mide de abajo hacia arriba y el esfuerzo, de izquierda a derecha. El moderador jugará un papel clave, ayudando a dimensionar el efecto y conveniencia de cada solución expresada en los post-its.
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Y dará voz a los participantes solo para que digan “más arriba” o “más abajo” para ubicar cada solución. Nuestra escala de Impacto vs. Esfuerzo será un mapa de calor que mostrará la senda de las propuestas más viables.
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8. Las soluciones se convierten en tareas ejecutables. 5 minutos

Ya con las soluciones top escogidas, el moderador le dará la palabra a quien las postuló. El propósito es que esboce cuáles serían, a su juicio, los pasos para materializar esa transformación anhelada en hechos concretos.